Kalau bicara pengalaman pertama saat berorganisasi (lebih tepatnya di proker) bisa dibilang aku agak “ngelompat” karena aku berpikirnya mungkin aku jadi anggota di sebuah Sie di proker pertama yang aku ikuti di PECC, tapi ternyata aku ditempatkan jadi Penanggung Jawab atau biasa disingkat dengan PJ di Sie perlengkapan wow. Jujur bagiku agak sedikit shock mendengar pengumuman itu saat dishare informasi itu di grup besar PECC haha. Kebetulan pada saat itu prokernya mengenai rapat tahunan atau Annual Meeting yang membahas mengenai agenda apa saja yang akan dilaksanakan selama 1 periode ke depan di PECC.
Isi
Ini juga pertama kalinya aku menjadi PJ dan saya tidak punya pengalaman apapun mengenai PJ, tapi saya pada saat itu langsung inisiatif membuat grup untuk Sie perlengkapan dan mulai untuk membagikan jobdesk ke teman-teman anggota saya di Sie yang sama, mulai dari pembagian jobdesk peminjaman alat, melihat atau survei kondisi tempat atau ruangan yang akan dijadikan tempat pelaksanaan proker, menjadi operator di hari-H, menjadi runner pembawa mic dan juga baterai, dll.
Setelah pembagian jobdesk, masing-masing dari kami langsung eksekusi persiapan perlengkapan untuk proker rapat tahunan ini. Di sini saya bertugas untuk mengecek apakah semua barang atau perlengkapan yang diperlukan sudah siap semua atau belum dan juga kemudian menjadi operator PPT.
Kemudian sebagai bagian dari persiapan kami dari Sie perlengkapan, kami juga mengikuti rapat besar yang diinisiasi dari ketua pelaksana atau yang biasa dipanggil ketuplak. Biasanya rapat besar diadakan setelah 2 minggu pertama turunnya kepengurusan proker dan 1 minggu terakhir sebelum hari-H proker.
Puji Tuhan di hari-H semuanya berjalan lancar mulai dari peminjaman alat seperti palu sidang dan alat proyektor, menyusun layout sidang (seperti meja dan kursi untuk presidium dan peserta sidang), PPT tidak ada kendala ketika ditampilkan di proyektor, dan tidak ada kendala lain yang diluar kendali kami sebagai Sie perlengkapan.
Setelah semua rangkaian proker rapat tahunan ini selesai mulai dari persiapan dan pelaksanaan proker, tentu kami selalu mengadakan evaluasi untuk melihat apa yang perlu diperbaiki dan kesalahan apa yang tidak boleh terulang di proker selanjutnya.
Penutup
Bagiku ini pengalaman yang sangat mengubah sebagian hidupku, disini aku belajar untuk bisa menjadi pemimpin kecil yang memimpin sebuah kelompok dengan bijaksana dan juga tidak berlebihan maupun arogan dalam bekerja sama dengan anggota Sie-ku sehingga jobdesk yang dikerjakan bisa selesai dan terpenuhi semua dengan baik dan tanpa adanya hambatan yang begitu signifikan.
Saya sebelum masuk sebagai anggota UKM PECC (Polytechnic English Conversation Club) memang sudah menjadi seorang yang handal dalam bidang operator seperti menampilkan PPT, mengatur Gmeet/Zoom, setting OBS, maupun setting audio. Alasan itu yang membuat ketua pelaksana (atau biasanya yang disingkat menjadi ketuplak) memilih saya sebagai penanggungjawab atau PJ operator untuk proker Hection 12.0 di tahun 2025 ini. FYI saja Hection merupakan lomba atau kompetisi di bidang Bahasa Inggris yang mencakup beberapa kategori lomba seperti storytelling, debate, newscasting, dan essay writing.
Awal proker Hection turun
Proker (Program Kerja) Hection 12.0 itu turun di bulan jika tidak salah ingat di bulan September atau Oktober 2024 kemarin dan pada saat setelah proker ini turun pun dari tim/divisi operator dan juga perlengkapan memang belum terlalu banyak tugas di awal-awal. Jadi, ketika divisi operator dan perlengkapan ketika ditanya progress mengenai persiapan Hection ya tidak memaparkan progress apapun.
Progres di tengah proker
Di tengah persiapan proker Hection ini pun, UKM PECC juga sambil melakukan rekrut atau regenerasi anggota untuk periode selanjutnya sehingga anak magang yang sedang dalam proses rekrut ini juga diikutkan dalam persiapan proker Hection ini. Selain saya harus mempersiapkan keperluan operator untuk Hection, di sisi lain saya juga harus membantu anak magang ini untuk bisa aktif dan berkontribusi di jobdesk nya mereka yaitu di divisi operator dan perlengkapan. Jujur agak capek tapi worth it lah effortnya karena bisa sambil belajar untuk menerangkan atau menjelaskan beberapa teknik dan konsep yang biasanya terpakai di dunia operator.
Persiapan beberapa minggu sebelum hari-H
H-2 hingga h-1 bulan ini yang merupakan fase-fase paling pusingnya para panitia proker Hection ini (termasuk saya juga sebagai penanggung jawab dari tim atau divisi operator). Saya sebagai operator di tahap atau fase ini mulai untuk aktif mempersiapkan seperti setup PPT, Zoom, OBS, dan audio untuk keperluan Technical Meeting (TM) di semua kategori lomba, kemudian juga harus menyiapkan di babak awal-awal sebelum memasuki babak final. Di sisi lain, saya juga harus mempersiapkan setup operator di gedung MST dan ruang auditorium gedung sekolah satu lantai 3 untuk sesi babak final offline nya.
Jujur di tahap ini semuanya serba susah mulai dari cara setup mic dan audio agar bisa sinkron di offline maupun onlinenya karena untuk babak final ini sendiri tidak semua peserta dari semua kategori lomba bisa datang karena ada beberapa kategori lomba tidak meminta untuk datang secara offline seperti kategori debate dan newscasting. Di situ saya tidak terlalu khawatir sekali karena ada teman dari divisi perlengkapan yang juga siap membantu saya di saat itu untuk keperluan menyewa peralatan operator seperti kabel HDMI yang panjang, HDMI converter, kamera untuk kebutuhan real time monitoring acara dari on-site dishare ke platform Zoom.
Saat acara hari-H
Penyelenggaran dari tim atau divisi operator untuk babak-babak awal yang online memang tidak terlalu menguras pikiran dan tenaga saat mempersiapkan dan juga pelaksanaannya sehingga berjalan dengan mulus sepanjang 2 hari itu.
Namun, masalah sebenarnya ketika di babak finalnya saat on-site di gedung MST dan ruang auditorium gedung sekolah satu lantai 3. Karena di saat itu kami dari tim operator dan perlengkapan belum paham betul mengenai skema menyiapkan sesi offline nya dan dari tim operator dan perlengkapan belum ada pengalaman yang bisa menghandle kasus ini sehingga semampunya saja saat mempersiapkan bagian operatornya.
Hal yang membuat susah disini sebenarnya karena kita harus memikirkan bagaimana caranya agar peserta yang ikut online bisa mengikuti acara yang dilaksanakan offline nya. Kendala terpusat di setup audio karena jujur memang ribet sekali setup nya, termasuk saat setup kameranya karena terkendala di sisi baterai harus sering-sering ganti kamera dan tidak bisa dicas atau discharge saat sedang dipakai.
Penutup
Setelah proker Hection 12.0 ini selesai, ada banyak sekali ilmu yang saya dapatkan dari partisipasi sebagai penanggung jawab atau PJ di tim atau divisi operator. Di sini saya belajar banyak hal tentang time management, mengajarkan anak magang menjadi operator yang baik dan handal, belajar kasus baru mengenai setup audio agar bisa sinkron di online Zoom maupun offline nya di tempat, kemudian terakhir saya belajar mengenai manajemen risiko. Pengalaman di Hection kemarin benar-benar sangat membekas di saya karena proses persiapan yang panjang dan juga susah senangnya ketika menjelang di beberapa minggu terakhir persiapannya dengan teman-teman panitia lain yang sama-sama juga memperjuangkan agar proker Hection 12.0 ini bisa berjalan dengan sukses.
Di tahun 2023, saat saya maba (mahasiswa baru) saya tertarik dengan organisasi atau UKM PECC (Polytechnic English Conversation Club) karena di situ mereka menawarkan beberapa benefit ketika join di UKM itu yang dimana mereka menyebutkan kita bisa meningkatkan skill english kita dengan drastis. Jadi ketika UKM PECC mengadakan kegiatan open house saya otomatis ikut mendaftar kegiatan itu untuk melihat secara sekilas UKM PECC itu isinya seperti apa.
Setelah mengikuti open house di sini saya langsung ikut ke program magang yang diselenggarakan oleh UKM PECC yang berlangsung dari bulan oktober 2023 hingga mei 2024 yang jujur bagiku itu lama banget haha, tapi ya sudahlah namanya proses memang harus dijalani dengan ikhlas dan tekun.
Beberapa bulan pertama magang
Untuk magang sesi 1 itu saya awal-awal harus memilih terlebih dahulu departemen yang ingin saya pilih, yaitu departemen Debate dan Public Speaking karena disitu saya ingin meningkatkan kemampuan dalam berdebat dan juga berbicara di depan banyak orang dengan menggunakan bahasa inggris. Setelah itu saya dipetakan ke kelompok dan kemudian setiap kelompok itu harus mengerjakan tugas yang diberikan dari 2 departemen, seingat saya dulu kelompok saya diberi tugas yang diberikan dari departemen Debate dan HRD tapi saya tidak terlalu ingat detail tugasnya seperti apa.
Di awal-awal magang ini saya mengikuti kegiatan seperti pengenalan tiap masing-masing divisi di UKM PECC. PECC terbagi menjadi beberapa 4 kategori departemen, yaitu Daily Officer seperti Leader (ketua umum), Secretary (sekretaris), dan Treasurer (bendahara), kemudian ada Daily Class yang mencakup Grammar, Debate, Public Speaking, Conversation, dan Movie and Storytelling, kemudian ada Support yaitu yang mencakup HRD, Public Relation (humas), dan Household (rumah tangga).
Setelah rangkaian-rangkaian acara sebelumnya selesai, UKM PECC ada agenda berupa interview 1 online untuk melakukan filtering kandidat-kandidat anak magang mana yang mempunyai komitmen untuk bisa lanjut ke sesi magang selanjutnya, jika tidak salah jadwal interview 1 itu di bulan desember dan disitu minimal harus bilingual tidak boleh full bahasa indonesia. Saat interview 1 ini saya cukup percaya diri untuk menjawab pertanyaan dari interviewer dan Puji Tuhan sesi interview 1 bisa berjalan dengan lancar tanpa adanya hambatan internet maupun dari internal diri sendiri.
Setelah 1 atau 2 minggu dari sesi interview 1 itu, saya diberi kabar dari pihak PECC bahwa saya lolos dari interview 1 dan melanjutkan ke magang sesi 2 yang dilaksanakan di januari 2025.
Beberapa bulan terakhir magang
Magang sesi 2 berlangsung tepat memasuki tahun 2026 yang dimana itu saya ditempatkan di departemen atau divisi Debate untuk magang sesi 2 ini dan saya diminta untuk menjadi moderator untuk kompetisi debat untuk proker Hection 11.0 di awal Februari (saya lupa tanggal persisnya kapan). Jadi mekanismenya itu ada beberapa teman-teman yang ditempatkan di departemen atau divisi yang sama seperti saya di departemen Debate dan mereka juga menjadi moderator karena peserta yang ikut kompetisi debat nya banyak jadi juga banyak yang ditempatkan magang di departemen Debate ini.
Di saat itu saya diminta untuk ikut gladi kotor dan gladi bersih persiapan menjadi operator di basecamp atau posko PECC tiap 1 minggu sekali dan Puji Tuhan berjalan dengan lancar hingga hari-H lomba atau kompetisinya selesai. Di sisi lain juga saya agak kewalahan dengan permintaan dari kakak-kakak anggota PECC yang pada saat itu sedang menjabat untuk melakukan semacam paid promote maupun kuesioner dari permintaan divisi sponsor untuk menambah biaya persiapan kompetisi Hection 11.0 itu haha.
Setelah menjalani menjadi moderator di Hection 11.0 ini saya diminta untuk ikut atau menghadiri pemilihan Leader atau ketua umum baru untuk PECC periode selanjutnya dan yang menjadi ketua umum berikutnya yaitu kak Pinasthi. Setelah agenda pemilihan ketua umum ini saya ada agenda terakhir di magang sesi 2 ini yaitu interview 2 yang dimana dilaksanakan bulan April jika tidak salah, disitu yang berbeda dengan interview 1 sebelumnya itu interview 1 dilaksanakan online sedangkan interview 2 dilaksanakan offline dan disitu saya jujur gugup sekali saat melakukan proses interview nya karena ini merupakan pengalaman pertama saya dalam hal interview secara langsung di tempat, tapi Puji Tuhan sesi interview bisa berjalan dengan lancar sampai akhir tanpa ada kendala yang signifikan.
Selang beberapa waktu kemudian saya diberitahu mengenai pengumuman siapa yang berhasil lolos dari interview 2 dan menjadi anggota di PECC atau di PECC bahasanya pakai kata “Officer”. Di situ saya sangat senang sekali ternyata usaha saya selama sesi magang 1 dan 2 kemarin tidak sia-sia dan membuahkan hasil yang menakjubkan. Tepat setelah pengumuman itu saya masih ada 1 agenda terakhir yaitu sertijab (serah terima jabatan) sebagai agenda resmi untuk memindahkan jabatan dari kepengurusan sebelumnya ke pengurus yang sekarang di angkatannya saya. Saat sertijab ternyata saya dimasukan sebagai anggota di divisi rumah tangga atau Household di kategori Support, sebenarnya agak kecewa sedikit karena saya inginnya masuk ke divisi Debate tapi ternyata tidak kesampaian, tapi tidak apa-apa saya tetap bersyukur sudah diterima di PECC. Jadi, oleh karena itu di saat itu saya tetap mengusahakan yang terbaik untuk setiap tugas dan kewajiban yang diberikan kepada saya selama 1 periode pengurusan di PECC.
Penutup
Tidak terasa bahwa hampir 2 semester saya mengikuti proses magang keseluruhan di PECC dan dengan tekad dan usaha yang kuat Puji Tuhan saya akhirnya bisa diterima di organisasi PECC yang merupakan organisasi impian saya karena disini saya bisa banyak belajar mengenai kebahasainggrisan dan bisa menambah relasi juga dengan teman-teman di luar prodi maupun jurusan saya di Politeknik Negeri Semarang. Jika teman-teman juga sedang menjalani proses yang sama seperti saya ini, teman-teman harus mempunyai komitmen dan tekad yang kuat sehingga teman-teman bisa menjalani semua proses tersebut dengan kuat dan tanpa ada beban sehingga impian dan mimpi teman-teman bisa terwujud agar bisa bergabung di organisasi impian teman-teman.
